Caso de Estudio

Este sistema tiene como objetivo centralizar y digitalizar la gestión del programa Erasmus dentro de un centro educativo, abarcando desde el seguimiento interno de los alumnos hasta la difusión pública de sus experiencias. Las funcionalidades están divididas en dos aplicaciones independientes pero complementarias:

• BKO:
  • Gestión Interna Erasmus: Diseñada para el personal del centro (coordinadores y secretaría), permite administrar convocatorias, alumnos, proyectos y documentación relacionada con Erasmus.
  • Roles Definidos: Incluye cuatro roles con accesos diferenciados: coordinador de movilidad, secretario, alumno activo y alumno inactivo (antiguos participantes sin acceso a nuevas convocatorias).
  • Seguimiento Personalizado: Registro completo del recorrido Erasmus de cada alumno, desde la inscripción hasta la justificación de la beca, pasando por fases como aceptación, documentación y pagos.
  • Parámetros de Selección Configurables: El coordinador puede definir los criterios de evaluación para la asignación de becas: puntuación de entrevista, presentación de vídeo motivacional, nivel de idioma, recomendación del profesorado, entre otros. Estos parámetros se utilizan para asignar puntuaciones y facilitar una selección justa y objetiva.
  • Gestión Documental: Control de entrega de documentos obligatorios (IBAN, número de la Seguridad Social, etc.), con gestión de versiones, integración con Google Drive y notificaciones por correo electrónico.
  • Estados Automatizados: Transición automática de estados según acciones como inscripción, aceptación, alegaciones o retirada, permitiendo incluso que el alumno pueda retirarse de forma autónoma.
  • Gestión de Alegaciones: Sistema de mensajería interna para el envío y respuesta de alegaciones, con seguimiento claro por parte del coordinador.
  • Asignación de Becas: Permite definir importes personalizados por alumno y subir justificantes de pago.
  • Publicación y Validación de Contenidos: Revisión y validación de noticias, historias y estancias publicadas por los alumnos para su posterior difusión pública.
  • Experiencia de Usuario Mejorada: Mensajes visuales (éxito, error, advertencia), pantallas de carga en acciones largas y confirmaciones en acciones críticas como borrado o retirada.
  • Seguridad y Seguimiento: Sistema interno de logs para registrar acciones importantes y páginas de error personalizadas (403, 404, 500) coherentes con el diseño del sistema.


• Web Erasmus:
  • Difusión Pública: Funciona como escaparate público del programa Erasmus en el centro, mostrando noticias, historias e información útil.
  • Contenido Validado: Todas las publicaciones son aprobadas previamente por el equipo docente desde BKO, garantizando su calidad y veracidad.
  • Diseño Responsivo: Completamente adaptado a móviles, tabletas y ordenadores, con una interfaz moderna e intuitiva.
  • Multidioma: Disponible en catalán, castellano e inglés, con posibilidad de añadir más idiomas si es necesario.
  • Integración con Calendly: Los usuarios pueden reservar fácilmente una cita con el coordinador de movilidad.
  • Acceso a Documentación Oficial: Incluye documentos clave como la Erasmus Charter, normativa vigente y guías informativas.
  • Redes Sociales: Permite consultar las últimas novedades relacionadas con la movilidad internacional del centro.
  • Publicación Automática via CI/CD: Desde BKO se puede activar con un solo botón el proceso de construcción y despliegue automático del sitio web mediante GitLab CI/CD.

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